Sommarrutiner

Posted by:Väktaren Posted on:Sep 27,2016

Semestertid är högsäsong för bluffakturor i Sverige eftersom bedragarna vet att många företag inte följer sina vanliga rutiner under semestertider. Det kan vara vikarier på plats som sköter betalningen av löpande utgifter, eller så har en massa olika arbetsuppgifter som normalt sköts av flera olika personer i företaget lassats över på en enda person som ska försöka hinna med allt.

sommarDet är lätt hänt att en bluffaktura som skulle ha dragit uppmärksamhet åt sig under resten av året betalas utan frågetecken under sommaren, och det är först senare man upptäcker vad som skett. Detta är problematiskt eftersom det många gånger är väldigt svårt att få tillbaka sina pengar från bedragarna även om man polisanmäler.

Det är därför viktigt att vara proaktiv och redan under våren sätta upp en plan för hur bluffakturor (och vilseledande erbjudanden som påminner om fakturor) ska upptäckas och hanteras under sommaren.

Att man har bra och välfungerande rutiner för hur bluffakturor upptäcks och hanteras under resten av året är inte till någon nytta om de inte överförs till de personer som ska ta emot och betala fakturor under sommaren. Det är lätt hänt att man invaggas i en falsk känsla av säkerhet om allt flyter på bra under resten av året.

Informera anställda om riskerna

bluffmakareSäkerställ att alla som kan tänkas hantera fakturabetalningar under sommaren informeras om risken för bluffakturor och vilka rutiner det är som gäller. Vem hoppar in om den som är huvudansvarig för att betala fakturor under sommaren blir sjuk? Se till att den personen också är ombord på tåget, annars kan han eller hon utgöra ett säkerhetshål.

Låt berörda anställda få ta del av flera olika sorters bluffakturor och liknande bedrägerier så att de inte fastnar i ett tankesätt om att alla bluffar är på ett visst sätt. Bedragarna utvecklar sig hela tiden för att undgå upptäckt.

Gör gärna ett besök på vår sida Vanliga bluffar, där hittar du information om vanliga bluffar som förekommer året runt men som brukar blomma upp och vara extra vanliga i semestertider.

Exempel på förberedelser inför sommaren

  • Vilka personer i företaget ska kontaktas om en misstänkt bluffaktura anländer? Se till att de som arbetar över sommaren har tillgång till aktuella telefonlistor, e-postadresser, etc som går till personer som faktiskt går att nå akut, inte personer som tillbringar semestern med datorn och mobiltelefonen avstängda.
  • Vilka personer är ansvariga för att omedelbart bestrida inkomna bluffakturor och vet de exakt hur de ska göra? Det är viktigt att bestrida bluffakturor snarast. Som offer hamnar mani en sämre position om bedragaren har hunnit skicka vidare bluffakturan till inkasso eller Kronofogden innan man agerar och bestrider bluffakturan.
  • Se till att alla berörda anställa har tillgång till branschorganisationen Svensk Handels sammanställning av svartlistade företag och Finansinspektionens varningslista.
  • Ha tydliga rutiner för vem som får ingå vilka avtal, till exempel beställa varor och tjänster under sommaren.
  • Ha rutiner på plats vad gäller avtal som ingås via telefon. Hos vissa företag är det inte möjligt att helt avstå denna typ av avtalsslutande ens under sommaren eftersom det skulle inverka menligt på verksamheten, men man bör har rutiner för hur man kan minimera användandet av muntliga avtal och ha tydliga regler för i vilka sammanhang det är tillåtet för de anställda att å företagets vägnar ingå muntliga avtal. Avtal som ingås skriftligen efter att man ha fått ta del av skriftlig dokumentation har stora fördelar ur säkerhetssynpunkt.

Väktaren

Försöker minska antalet företag som blir bluffade varje år.